Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Macrobit Soluciones SAS
• Teléfono y WhatsApp: 302 708 7766
• Correo electrónico: info(at)macrobit.co
• Sitio web: macrobit.co

En adelante, «Macrobit».

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, y las normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por Macrobit en Colombia, o fuera del país cuando la legislación colombiana le sea aplicable, y es obligatoria para sus empleados, contratistas y aliados que intervengan en dicho tratamiento.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de vida sexual y los biométricos.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para que un encargado los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

Macrobit aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos y sus finalidades

Clientes y clientes potenciales

Datos de identificación y contacto, cargo, empresa, información de facturación y comunicaciones. Se usan para atender solicitudes, elaborar propuestas, prestar y facturar los servicios contratados, brindar soporte, gestionar la relación contractual, cumplir obligaciones legales y, con autorización, enviar información comercial sobre nuestros servicios.

Usuarios de los servicios

Nombres de usuario, credenciales de acceso, direcciones IP, información técnica de equipos y registros de actividad. Se usan para crear y administrar cuentas, autenticar accesos, operar y proteger los servicios, atender incidentes y mantener la trazabilidad.

Empleados, contratistas y aspirantes

Hojas de vida, información laboral, académica, de seguridad social y bancaria. Se usan para los procesos de selección, la gestión de la relación laboral o contractual y el cumplimiento de obligaciones legales.

Proveedores y aliados

Datos de identificación, contacto y facturación de personas naturales o representantes. Se usan para la selección, contratación, pago y gestión de la relación comercial.

Visitantes del sitio web

Datos suministrados voluntariamente al contactarnos y registros técnicos del servidor, como la dirección IP. Se usan para responder consultas y para operar y proteger el sitio.

6. Datos sensibles y de menores de edad

Macrobit no busca recolectar datos sensibles para la prestación de sus servicios comerciales. Cuando sea necesario tratarlos, por ejemplo en la gestión de seguridad social de sus trabajadores, informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo que exista un deber legal, e indicará cuáles datos tienen ese carácter y la finalidad.

Los servicios de Macrobit están dirigidos a empresas y personas adultas. Todo tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme a la ley.

7. Datos que gestionamos por cuenta de nuestros clientes

Al prestar servicios como hosting, correo electrónico, archivos en la nube, VPS, virtualización, telefonía IP, VPN, WAF, CDN, inteligencia artificial, monitoreo de seguridad, copias de seguridad o soporte remoto, Macrobit puede almacenar o tener acceso a datos personales cuyo responsable es el cliente. En esos casos Macrobit actúa como encargado del tratamiento y:

• Trata los datos únicamente para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente.
• No usa esa información para fines propios ni la comercializa.
• Aplica medidas de seguridad y deberes de confidencialidad, y cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
• Al finalizar el servicio, devuelve o elimina los datos según lo acordado, salvo obligación legal de conservarlos.

Corresponde al cliente, como responsable, contar con la autorización de los titulares y atender sus solicitudes. Si Macrobit recibe un reclamo que corresponde a un cliente, le dará traslado en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

8. Soporte remoto, monitoreo de seguridad y peritajes

Las sesiones de soporte remoto requieren autorización previa del cliente o del usuario, salvo los accesos sin presencia de usuario pactados por escrito. Durante una sesión, el técnico puede visualizar de manera incidental información presente en el equipo; dicha información es confidencial y no se copia ni se extrae, salvo que sea necesario para resolver el caso y haya sido autorizado. Las sesiones pueden quedar registradas con fines de trazabilidad y seguridad.

Las plataformas de monitoreo procesan registros de actividad que pueden contener datos personales, como nombres de usuario y direcciones IP. Corresponde al cliente informar a sus trabajadores y usuarios sobre dicho monitoreo y definir quién puede consultar esos registros.

En los peritajes e investigaciones forenses, Macrobit trata la evidencia digital únicamente para cumplir el encargo recibido, con acceso restringido y registro de cadena de custodia. Quien solicita el servicio debe estar legitimado para entregar la información o autorizar su análisis. La evidencia se conserva, devuelve o elimina según lo pactado y lo que exija el respectivo proceso.

9. Inteligencia artificial

Macrobit no ingresa datos personales de sus clientes en modelos de inteligencia artificial de terceros sin instrucción o autorización del cliente. En los proyectos de IA se definen por escrito las fuentes de información, el lugar de procesamiento, los controles de acceso y las condiciones del proveedor. Cuando una decisión pueda afectar a una persona, se recomienda mantener supervisión humana.

10. Autorización del titular

Macrobit solicita la autorización previa e informada del titular por medios escritos, verbales, electrónicos o mediante conductas inequívocas, y conserva prueba de ella. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por entidad pública o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

12. Cómo ejercer tus derechos

Las solicitudes pueden presentarse por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su identidad o calidad, a través del correo info(at)macrobit.co o del teléfono 302 708 7766. Macrobit designa a su área administrativa como responsable de atenderlas.

Consultas

Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quiera hacer valer. Si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo subsane; pasados dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles; si no es posible cumplirlo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado este trámite ante Macrobit.

13. Deberes de Macrobit

Como responsable, Macrobit cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad de la recolección, mantener la información segura y actualizada, tramitar consultas y reclamos, e informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad.

14. Transferencias y transmisiones

Para operar sus servicios, Macrobit puede apoyarse en proveedores de infraestructura, nube, correo, telefonía, seguridad y entrega de contenidos, algunos ubicados fuera de Colombia. Las transmisiones se realizan mediante contratos que obligan al proveedor a aplicar esta política y a proteger la información. Las transferencias internacionales se realizan únicamente cuando se cumplan las condiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Macrobit no vende datos personales.

15. Seguridad de la información

Macrobit adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, tales como control de accesos por función, autenticación, cifrado cuando corresponde, registros de actividad y compromisos de confidencialidad.

16. Sitio web, WhatsApp y cookies

El sitio macrobit.co no utiliza cookies propias de analítica ni de publicidad. Sus formularios no almacenan información en el sitio: preparan un mensaje que el visitante decide enviar desde WhatsApp o desde su correo.

Las comunicaciones por WhatsApp también se rigen por las condiciones y políticas de privacidad de ese servicio. Para mostrar su tipografía, el sitio carga un recurso de Google Fonts, proveedor que recibe técnicamente la dirección IP del visitante.

17. Vigencia

Esta política rige desde el [fecha de publicación por completar]. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a los titulares a través de este sitio o de los canales habituales.